電話のマナー

こんにちは!DHCLifestyleCouncil、研究員の宮世真理子です。

今週のテーマは「知っておきたいオフィスマナー」

日本サービスマナー協会認定講師の中村裕美子さんにお話を伺っています。

電話やメールはビジネスには欠かせない連絡ツール。電話の対応マナーについてお聞きしました。

まず会社の固定電話に出るとき!

電話が鳴ったら、3コール以内に出るようにしましょう。

もしそれ以上待たせてしまった場合、「お待たせしました」と付け加えて下さいね。

電話に出たら明るく挨拶をして、会社名と自分の名前を伝えます。

うっかり家の電話のように「もしもし」なんて言わないように気を付けてください。

すぐメモできるよう、電話に出る前にペンとメモを用意しておくことも大切です。

こちらから電話をかける時のマナーも伺いました。

まず電話番号をしっかり確認(あたりまえですね!)

そして相手が出たら会社名と自分の名前をはっきり伝えます。

大切なのは「相手の時間に一方的に割り込んでいる」という意識を持つこと!だと中村さん。

電話に出た相手の状況は、こちらにはわかりません。もしかしたら忙しい手をとめて出てくれたのかもしれませんよね。丁寧に話すことはもちろん大切ですが、なるべくスピーディに、簡潔に用件を伝えるようにしましょう。

また携帯電話にかける場合は、時間帯に注意。

いつでも使える携帯ですが、電話をかけるのは基本的に業務時間内にするのがマナーです。

緊急でない場合は、遅い時間は避けて、翌朝連絡しましょう。

また携帯だと着信履歴が残るので、留守番電話にメッセージを残すとその後がスムーズです。

着信履歴だけあると相手が「何だったんだろう?」と気になってしまうこともあるので「こちらからまたかけ直します」「折り返し連絡が欲しいです」などメッセージを残すと親切です。

急ぎの用件などは電話のほうが伝えやすいですが、記録を残したい連絡はメールのほうが向いているんだそう。

数量、場所、時間などの情報は文字にしたほうが間違えにくく、また記録も残るので確認もしやすいですね。

社内で仕事を円滑にするために「報・連・相」が大事と言われます。

報・連・相は「報告」「連絡」「相談」のこと。

業務で起こった事実を上司などに伝えるのが「報告」

業務が終わったことや、ミスやトラブルがあった時には速やかに報告をします。

会議の日程や納期の変更など、業務上必要な情報を伝えるのが「連絡」

そして判断に迷ったときは上司に「相談」をして助言を求めます。

報連相で大切なポイントは、事実と自分の意見を一緒に伝えないこと

優先事項がわかりづらくなってしまいます。事実を速やかに伝えること、情報を正確に伝えること、そして何かあったら自分ひとりで判断せずに相談することがビジネスシーンでは大切です。

気持ちよくスムーズに仕事が進められるように心がけましょう。

宮世真理子